LSR-Kennisbank

Sterk in Medezeggenschap

Er komt veel werk op de cliëntenraad af. Het is onmogelijk om alles aan te pakken. De cliëntenraad moet dus kiezen: wat doen we wel en wat doen we niet? Hieronder informatie over het plannen van het werk en het opstellen van een werkplan.

Afbakenen werkterrein

De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de organisatie. Het is niet voor iedereen direct helder wat dit precies betekent. Een goede afbakening van het werkterrein schept duidelijkheid: voor de cliëntenraad zelf, voor cliënten en voor de organisatie. Iedereen weet welke activiteiten wel en welke activiteiten niet tot het werkterrein van de cliëntenraad behoren.

De gemeenschappelijke belangen van cliënten

De cliëntenraad richt zich op de collectieve belangen van cliënten. De cliëntenraad houdt zich dus niet bezig met individuele belangenbehartiging. Als bijvoorbeeld een cliënt ontevreden is over de behandeling, is het niet aan de cliëntenraad om daar iets aan te doen. De verantwoordelijkheid voor het afhandelen van individuele klachten ligt bij de organisatie. De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) bepaalt dat iedere organisatie een klachtregeling heeft en een of meerdere onafhankelijk klachtenfuncionarissen aanstelt. Over de klachtenregeling van de organisatie heeft de cliëntenraad verzwaard adviesrecht.  Het verzwaard advies geldt ook voor de klachtenfunctionaris of leden van een klachtencommissie die de formele klachtenbehandeling uitvoeren, maar niet voor de funcionarissen die de informele klachtopvang doen. Ook al betreft het hier individuele klachten, het is goed om als cliëntenraad hiervan op de hoogte te zijn. Als er veel vergelijkbare klachten binnenkomen, kan het immers gaan om een gemeenschappelijk probleem. De cliëntenraad kan over dit gemeenschappelijk probleem ongevraagd advies uitbrengen aan de raad van bestuur.

Informatievoorziening

Het gebeurt wel dat de cliëntenraad wordt gezien als een soort informatiepunt. Hebben cliënten een vraag, dan leggen ze die voor aan de cliëntenraad. Het kan daarbij gaan om allerlei soorten vragen, bijvoorbeeld over cliëntenrechten, behandelmethodes of de ontslagprocedure. Het informeren van cliënten is echter geen taak van de cliëntenraad, maar van de organisatie. Het kan best zijn dat cliëntenraadsleden vragen kunnen beantwoorden, maar niemand kan van ze verwáchten dat ze een antwoord hebben. Het informeren van cliënten is een onderdeel van de zorg die door de organisatie wordt geboden. Cliënten kunnen dus worden doorverwezen naar de patiëntenvoorlichter. Wat wel weer een taak  is van de cliëntenraad, is nagaan of de organisatie de cliënten voldoende en op een juiste wijze informeert. Zijn de cliënten bijvoorbeeld tevreden over de geboden informatie, wordt er voldoende ingespeeld op de verschillende informatiebehoeften en is de informatie toegankelijk genoeg?

De cliëntenraad moet zorgen dat cliënten en medewerkers van de organisatie het werkterrein van de cliëntenraad kennen. Dit kan door een folder te maken over de cliëntenraad. Ook op andere manieren kan informatie worden gegeven, bijvoorbeeld door een stukje over de cliëntenraad te plaatsen in de algemene folder van de organisatie of door een eigen deel op de website van de organisatie te hebben.  Het is nodig om informatie over het werkterrein van de cliëntenraad te blijven herhalen, want er zijn steeds weer nieuwe cliënten en medewerkers. Meer over publiciteit en contact met de achterban.

Wat de cliëntenraad niet doet:

  • Behandelen van individuele klachten.
  • Verstrekken van informatie over de zorg- en dienstverlening aan cliënten.

Tip  De cliëntenraad kan nagaan of de klachtenprocedure helder is bij cliënten en hierover een ongevraagd verzwaard advies uitbrengen richting raad van bestuur.

Soorten werkzaamheden

De hoofdtaak van de cliëntenraad is het behartigen van de belangen van cliënten. Om dit te doen heeft een cliëntenraad te maken met vier soorten werkzaamheden

1. Advies uitbrengen aan de raad van bestuur
Adviseren is de het belangrijkste middel van de cliëntenraad om de belangen van cliënten te behartigen. Om te kunnen adviseren, moet de cliëntenraad een visie ontwikkelen, informatie verzamelen en standpunten innemen.

2. Contact onderhouden met de achterban
Medezeggenschap is alleen mogelijk als de cliëntenraad weet wat er speelt onder zijn achterban. Er zijn verscheidene manieren om hierachter te komen.

3. Ondersteunende contacten onderhouden
Om informatie te verzamelen en invloed uit te oefenen, is het nodig om contact te onderhouden met medewerkers, de raad van toezicht, collegacliëntenraden, et cetera. Zie netwerk cliëntenraad.

4. De cliëntenraad professionalieren
Als een cliëntenraad soepel draait, is dat goed voor de kwaliteit van medezeggenschap. Door de eigen werkwijze te evalueren, kan duidelijk worden hoe de cliëntenraad zichzelf kan professionalieren.

Soorten cliëntenraadswerk:

  • Advies uitbrengen aan de raad van bestuur.
  • Contact onderhouden met de achterban.
  • Ondersteunende contacten onderhouden.
  • De cliëntenraad professionalieren.

Prioriteiten stellen in een werkplan

Niet alleen het advieswerk, maar ook de andere drie werksoorten zijn nodig. Om op een goed niveau medezeggenschap te kunnen beoefenen, moeten alle werksoorten aan bod komen. Omdat uw cliëntenraad niet alles kan doen, zult u steeds moeten afwegen hoe belangrijk u bepaalde activiteiten vindt. U moet kiezen hoe u uw tijd en aandacht over de vier werksoorten verdeelt en u moet kiezen welke activiteiten voorrang krijgen binnen iedere werksoort. Zo is de raad van bestuur verplicht om advies te vragen over allerlei onderwerpen, maar de cliëntenraad is niet verplicht om dan ook advies te geven. Als een onderwerp geen belangrijke gevolgen heeft voor cliënten, kan de cliëntenraad ervoor  kiezen om niet te adviseren en prioriteit te leggen bij andere activiteiten. Maak  de reden waarom u niet adviseert wel kenbaar aan de raad van bestuur.

Het is belangrijk dat de cliëntenraad de beschikbare tijd en aandacht bewust verdeelt. Dat vraagt planning. Plannen van het cliëntenraadswerk kan op verschillende manieren gebeuren. Het kan terloops gebeuren, door regelmatig tijdens cliëntenraadsvergaderingen te bespreken wat de volgende werkzaamheden zijn. De cliëntenraad kan ook kiezen voor een meer formele aanpak en een werkplan maken. Een werkplan is een hulpmiddel om het werk goed in te delen. Op basis van onderlinge afspraken stelt de cliëntenraad vast welke activiteiten hij wil ondernemen in een bepaalde periode – meestal een jaar.

Een werkplan geeft houvast aan het cliëntenraadswerk. Het is duidelijk wat er moet gebeuren en aan het einde van het jaar is het goed te evalueren of alles is gelukt. Het werkplan voorkomt dat belangrijke onderwerpen blijven liggen. Een gezamenlijk opgesteld werkplan draagt ook bij aan een gemotiveerde cliëntenraad. Het werkplan kan eveneens helpen om tot een goede taakverdeling binnen de cliëntenraad te komen. Omdat duidelijk is wat er moet gebeuren, kan makkelijk worden nagegaan wíe wát gaat doen.

Tip  Geef het werkplan mooi vorm en verspreid het onder de raad van bestuur, medewerkers en andere relaties. Zorg ook dat het werkplan te downloaden is van de website. De cliëntenraad laat op die manier zien waar hij voor staat en wat zijn plannen zijn voor het komende jaar.

Een werkplan dient als leidraad. Het geeft een richting aan, maar er kan altijd worden bijgestuurd. Soms zijn er onverwachte gebeurtenissen waardoor een cliëntenraad andere keuzes wil maken. Of de cliëntenraad komt zelf tot andere gedachten. Misschien vallen er dan werkzaamheden af en komen er andere bij. Maar de cliëntenraad heeft wel een grote lijn uitgezet, waaraan keuzes getoetst kunnen worden.

Tip  Neem de tijd om een werkplan op te stellen. Plan dit in het vergaderrooster in. Het is aan te raden na de zomer al te starten met het opstellen van het werkplan voor het daaropvolgend jaar. Koppel hieraan gelijk de begroting van de cliëntenraad. Zie Financiering van de cliëntenraad.

Je moet ingelogd zijn om deze inhoud te bekijken. Inloggen / Registreren