Een werkplan geeft houvast aan de werkzaamheden van de cliëntenraad.Het maakt mogelijk dat de cliëntenraad resultaten kan behalen en voorkomt dat belangrijke onderwerpen blijven liggen. Een gezamenlijk opgesteld werkplan draagt bij aan een goed taakverdeling en een gemotiveerde cliëntenraad.
Een werkplan opstellen
Er zijn verschillende manieren om een werkplan in te vullen. Onderstaand stappenplan kan een hulpmiddel zijn.
Stap 1 – Verzamel informatie
Verzamel documenten over de huidige en toekomstige ontwikkelingen van de organisatie en over signalen vanuit de achterban.
Informatie over de ontwikkelingen binnen de organisatie kunt u bijvoorbeeld vinden in het beleidsplan, jaarverslag en op de website. Laat u, naast de documenten, goed informeren door de Raad van Bestuur. VU kunt zo te weten komen of er verbouwingen of reorganisaties in de planning zitten of nieuwe commissies worden ingesteld. U komt dan te weten over welke onderwerpen de cliëntenraad komend jaar advies gevraagd gaat worden.
Informatie vanuit de achterban kunt u vinden in de uitslagen van kwaliteitsonderzoeken, cliëntenenquêtes, het kwaliteitsjaarverslag, rapportages van de klachtenfunctionaris, cliëntvertrouwenspersoon of klachtencommissie.
Stap 2 – Screen deze informatie
Screen de verzamelde informatie op punten die de cliëntenraad belangrijk vindt. Stel uzelf hierbij de volgende vragen:
- Welke adviesvragen komen op ons af en over welke onderwerpen willen we zelf adviseren?
- Hoeveel werk brengt dit met zich mee?
- Welke activiteiten willen we voor onze achterban organiseren?
- Hoe kunnen we onze contacten binnen en buiten de instelling verbeteren?
- Wat kan er aan de cliëntenraad zelf verbeteren en hoe kunnen we dat doen?
- Hoeveel menskracht en tijd hebben we binnen de cliëntenraad?
- Hoeveel tijd willen we overhouden voor onverwachte gebeurtenissen?
- Welke activiteiten kunnen we zelf doen en welke kunnen uitbesteed worden?
De inventarisatie leidt tot een lange lijst met activiteiten die de cliëntenraad wel zou willen ondernemen. Voor het overzicht kunnen de activiteiten per werksoort bij elkaar worden gezet.
Stap 3 – Vul het werkplan globaal in
Vul het werkplan globaal in en verdeel de onderwerpen over de volgende hoofdstukken:
- Advisering
- Achterbancontact
- Contacten
- Interne organisatie van de cliëntenraad
Stap 4 – Vul het werkplan concreet in
Nu de lastigste taak achter de rug is, het stellen van prioriteiten, kan het concrete uitwerken beginnen. Per activiteit of onderwerp worden de volgende zaken bepaald:
Doel van de activiteit
Wat wilt u bereiken met deze activiteit? Houd het concreet en meetbaar, dan kan aan het einde van het jaar goed geëvalueerd worden of het doel is behaald.
Tijdspad
Wat is de tijdsplanning van deze activiteit? Wanneer moet het doel behaald zijn? Houd qua tijdsplanning rekening met de beleidscyclus van de organisatie. Wanneer gaat een onderwerp spelen binnen de organisatie en in welk stadium van besluitvorming wil de cliëntenraad invloed uitoefenen?
Deelactiviteiten
Welke activiteiten zijn nodig om het doel te behalen? Wilt u als cliëntenraad komend jaar advies uitbrengen over de nieuwbouw van de organisatie, dan kan een eerste deelactiviteit zijn dat de cliëntenraad zich laat voorlichten door de manager bouw. Door alle hoofdactiviteiten concreet uit te werken kan een goede inschatting gemaakt worden van de tijdsinspanning. Het maakt goed duidelijk wat er allemaal moet gebeuren.
Taakverdeling
Wie is verantwoordelijk voor welke hoofdactiviteit en wie gaan de deelactiviteiten doen? Let bij de taakverdeling op ervaring en kennis van de cliëntenraadsleden, maar ook op de motivatie. Het goed vastleggen van verantwoordelijkheden schept duidelijkheid.
Kosten
Welke kosten brengen de activiteiten uit het werkplan met zich mee? Probeer een goede inschatting te maken en neem het op in de begroting van de cliëntenraad.
Stap 5 – Vorm geven en verspreiden
Het werkplan is natuurlijk gemaakt voor eigen gebruik, maar het is goed om ook aan anderen te laten weten wat erin staat. Laat het werkplan professioneel vormgeven door de organisatie. Zet het werkplan op de website en schrijf er bijvoorbeeld een artikel over in de nieuwsbrief van de organisatie. Op die manier weet uw achterban wat uw plannen zijn voor de komende tijd.
Breng het werkplan ter kennis aan de achterban, de raad van bestuur, de raad van toezicht en de ondernemingsraad. Misschien zijn er nog anderen die het op prijs stellen om het werkplan te ontvangen, zoals bepaalde groepen medewerkers of een collegacliëntenraad. Het LSR ontvangt ook graag een exemplaar.
Stap 6 – Evalueren en bijstellen
Op een vooraf afgesproken moment wordt het werkplan geëvalueerd; in hoeverre heeft de cliëntenraad gedaan wat hij van plan was? Wat zijn de redenen dat dingen anders zijn gelopen dan gepland? Wat valt hieruit te leren voor het komende jaar? Als deze vragen zijn beantwoord, kunt u opnieuw een plan opstellen en dat gaan uitvoeren.
Indeling van het werkplan
Het werkplan bestaat uit de volgende delen:
Informatie over de cliëntenraad
Wat is het doel van de cliëntenraad, hoe is de cliëntenraad samengesteld en wat is de visie van de cliëntenraad voor de komende tijd?
Advisering en instemming
Over welke onderwerpen verwacht de cliëntenraad een adviesvraag of instemmingsvraag en over welke onderwerpen is de cliëntenraad van plan ongevraagd te adviseren?
Achterbancontact
Hoe is de cliëntenraad van plan zijn achterban te raadplegen en te informeren?
Contacten
Welke verdere contacten, bijvoorbeeld met medewerkers, is de cliëntenraad van plan te onderhouden?
Interne organisatie van de cliëntenraad
Hoe is de cliëntenraad van plan om aan zijn eigen functioneren te werken?
Vergaderschema
Een werkplan kan afsluiten met een vergaderschema, waarin staat welke van de geplande onderwerpen wanneer besproken worden. Een voorbeeld van een vergaderschema staat aan het einde van dit hoofdstuk. Een vergaderschema heeft de volgende onderdelen:
- Datum, tijdstip en plaats van de vergadering.
- Soort vergadering: is het een cliëntenraadsvergadering of een overleg- vergadering met de raad van bestuur?
- Te behandelen onderwerpen: wélk onderwerp wordt wanneer besproken? Daarbij kan worden aangegeven of een onderwerp is aangedragen door de raad van bestuur, door de achterban of door de cliëntenraad.
