Een cliëntenraad oprichten

Voor het oprichten van een cliëntenraad kunt u gebruik maken van het onderstaande stappenplan. Doorloop alle stappen zodat u geen belangrijke zaken over het hoofd ziet. Het is de moeite waard om te investeren in de voorbereidingsfase van het oprichten van een cliëntenraad. Het draagt bij aan een professionele cliëntenraad.

Stap 1 – Stel een werkgroep in

Het oprichten van een cliëntenraad is de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur. De raad van bestuur kan een werkgroep instellen die de oprichting van de cliëntenraad op zich neemt. In deze werkgroep kunnen mensen vanuit de zorginstelling zitten zoals bijvoorbeeld de secretaris van de raad van bestuur of de kwaliteitsfunctionaris. Ook kunnen er cliënten met de nodige deskundigheid en mensen van buiten de zorginstelling in plaats nemen, bijvoorbeeld vertegenwoordigers van patiëntenorganisaties.

Stap 2 – Vraag om advies

Laat u ondersteunen en adviseren.  Het LSR biedt bijvoorbeeld adviesgesprekken en cursussen en beschikt daarnaast over veel voorbeeldmateriaal zoals een profielschets voor de leden van de cliëntenraad, een modelregeling medezeggenschap, huishoudelijk reglement, financieringsregeling en werkplan.

Stap 3 – Formuleer een visie op medezeggenschap

Formuleer wat het belang is van medezeggenschap, hoe de cliëntenraad tegen medezeggenschap aankijkt en wat de zorginstelling kan verwachten.

Stap 4 – Bepaal de samenstelling van de cliëntenraad

Bepaal wie er lid kan worden van de cliëntenraad. De Wmcz 2018 noemt twee voorwaarden in artikel 3.2:

• de leden moeten redelijkerwijs representatief zijn voor de cliënten van de instelling
• de leden dienen redelijkerwijs in staat te zijn de gemeenschappelijke belangen van de cliënten te behartigen.

Kijk welke groep(en) cliënten de cliëntenraad vertegenwoordigt, en zorg dat deze worden vertegenwoordigd in de cliëntenraad.

Stap 5 – Maak een profielschets

Beschrijf aan welke eisen de cliëntenraadsleden moeten voldoen. Voorbeelden hiervan zijn: gemotiveerd zijn om de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de zorginstelling te behartigen; bereid zijn om acht tot tien uur per maand te besteden aan het werk in de cliëntenraad. De profielschets van de voorzitter kan aangevuld worden met bijvoorbeeld leidinggevende capaciteiten. Het LSR heeft een voorbeeld van een profielschets beschikbaar.

 Stap 6 – Bepaal de wijze van selectie, het aantal leden en de duur van het lidmaatschap

Stel vast uit hoeveel leden de cliëntenraad bestaat, hoe de selectieprocedure eruit ziet, hoe de leden worden benoemd en ontslagen en wanneer het lidmaatschap eindigt. In de praktijk bestaat een cliëntenraad vaak uit zeven leden en duurt het lidmaatschap drie of vier jaar. De leden worden vaak één keer herbenoemd met een maximum van twee zittingstermijnen.

Stap 7 – Regel de voorzieningen

Regel de voorzieningen die de cliëntenraad nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Op basis van de Wmcz 2018 stelt de zorgaanbieder jaarlijks een begroting vast voor de cliëntenraad. Voorzieningen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden van de cliëntenraad, zijn bijvoorbeeld:

• Scholing
• Onafhankelijke ondersteuning door een (externe) ambtelijk secretaris of ondersteuner/cliëntencoach
• Reiskosten en onkosten van leden van de cliëntenraad of eventueel een vacatievergoeding
• Lidmaatschap van een koepel van cliëntenraden
• Het voorleggen van een geschil of een verzoek aan een commissie van vertrouwenslieden
• Vergadervoorzieningen

Stap 8 – Stel een medezeggenschapsregeling op

Leg alle besluiten vast in een medezeggenschapsregeling. Hierin staat onder meer: het aantal leden van de raad, hoe de raad is samengesteld, hoe de raadsleden worden geselecteerd, wanneer het lidmaatschap eindigt en welke voorzieningen de raad tot zijn beschikking krijgt. Het LSR heeft voor diverse zorgsectoren een model medezeggenschapsregeling beschikbaar.

Stap 9 – Zoek kandidaten

Het vinden van geschikte kandidaten kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door een advertentie te plaatsen, een informatiebijeenkomst te organiseren, geschikte kandidaten persoonlijk te vragen en door gebruik te maken van sociale media.

Stap 10 – Selecteer en benoem de leden en opheffing werkgroep

Als zich voldoende kandidaten hebben aangemeld, kan de selectieprocedure van start gaan. In stap 6 is hiervoor een methode gekozen. De raad van bestuur benoemt de leden van de cliëntenraad bij het instellen van de cliëntenraad. Als de cliëntenraad ingesteld is kan de raad zelf zijn nieuwe leden benoemen.

Vanaf nu bestaat de cliëntenraad. De werkgroep wordt opgeheven.

Stap 11 – Maak de cliëntenraad bekend

Een cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van cliënten. Het is daarom belangrijk dat iedereen, cliënten en medewerkers, van het bestaan van de cliëntenraad af weet. De cliëntenraad bekend maken kan door bijvoorbeeld: een introductiebijeenkomst voor cliënten en medewerkers te organiseren, posters op te hangen, een eigen pagina op de website van de zorginstelling te maken, een persbericht te sturen of gebruik te maken van sociale media.

Stap 12 – Zorg voor deskundigheid

Voor een goed functioneren is kennis over de taken en de rol van de cliëntenraad nodig. Dit kan door het volgen van een (basis)cursus over de rechten van de cliëntenraad en toegang tot informatiematerialen en vakbladen over medezeggenschap in de zorg.

Stap 13 – Stel een eigen visie op

Bedenk welke positie de cliëntenraad in de instelling wil innemen. Bedenk ook wat het cliëntperspectief betekent en hoe de cliëntenraad te werk wil gaan. Leg deze eigen visie naast de visie van de werkgroep uit stap drie.

Stap 14 – Maak een werkplan

Het is aan te raden dat de cliëntenraad een werkplan maakt. Hierin staat beschreven welke punten de cliëntenraad belangrijk vindt. Beschrijf hierin ook welke onderwerpen het komende jaar prioriteit krijgen. Het werkplan is een belangrijk hulpmiddel om het werk in te delen en een goede start te maken. Het LSR heeft een voorbeeld werkplan beschikbaar.

Stap 15 – Stel een huishoudelijk reglement op

In het huishoudelijk reglement staat de werkwijze van de cliëntenraad beschreven en wie de cliëntenraad in en buiten rechte vertegenwoordigt. Artikel 5.1 van de Wmcz 2018 bepaalt dat de cliëntenraad dit regelt in een huishoudelijk reglement. Het LSR heeft voor verschillende zorgsectoren een model huishoudelijk reglement beschikbaar.

Wilt u meer informatie of advies bij het vormgeven van een cliëntenraad, neem dan contact met ons op.  Het LSR helpt u graag verder.