Ambtelijk secretaris

De Wmcz 2018 onderstreept het belang van onafhankelijk ondersteuning voor de cliëntenraad. Dat kan een ambtelijk secretaris zijn. In de gehandicaptenzorg worden cliëntenraden vaak (ook) ondersteund door een cliëntencoach of ondersteuner genoemd.

Vormen van ondersteuning

Secretariële ondersteuning. Maken van agenda’s en verslagen;
Inhoudelijke ondersteuning. Informeren op het gebied van de Wmcz 2018 en de zorg en adviseren over mogelijkheden zodat de raad goede besluiten kan nemen;
Organisatorische ondersteuning. Plannen en mede-organiseren van de activiteiten van de raad;
Procesmatige ondersteuning. In de gaten houden van wat er wanneer door wie moet gebeuren;
Coachende ondersteuning. Individuele leden begeleiden bij hun ontwikkeling. De ondersteuner voert zijn taken enkel in opdracht van de cliëntenraad uit.

Onafhankelijkheid

De Wmcz 2018 onderstreept het belang dat de ondersteuning van de cliëntenraad onafhankelijk is. Dat betekent dat de persoon die de cliëntenraad ondersteunt professioneel onafhankelijk gepositioneerd is ten opzichte van de organisatie.

Werkgeverschap

Er zijn verschillende mogelijkheden waarop het werkgeverschap van de ambtelijk secretaris georganiseerd is:

De ambtelijk secretaris is een werknemer in dienst van de organisatie ten behoeve van de cliëntenraad. Hij valt daarom hiërarchisch onder de organisatie van de zorginstelling. Functioneel legt de ambtelijk secretaris verantwoording af aan de cliëntenraad. Immers de ambtelijk secretaris is ter beschikking gesteld aan de cliëntenraad en werkt voor de cliëntenraad.
De ambtelijk secretaris is een werknemer van een onafhankelijke organisatie zoals het LSR. Hiërarchisch valt de functie onder het LSR. Functioneel legt de ambtelijk secretaris verantwoording af aan de cliëntenraad. Bij de start maken LSR en cliëntenraad afspraken over de inzet van de ambtelijk secretaris. Die afspraken worden jaarlijks geëvalueerd.
De ambtelijk secretaris is een werknemer in dienst van de cliëntenraad. Hiërarchisch en functioneel valt de functie onder de cliëntenraad. Dit is mogelijk wanneer de cliëntenraad een eigen budget heeft waarmee een ambtelijk secretaris ingezet kan worden.

De werkzaamheden van een ambtelijk secretaris

De ondersteuningsbehoefte van de cliëntenraad is het uitgangspunt voor de werkzaamheden van een ambtelijk secretaris.

Tip Laat de ambtelijk secretaris ook deelnemen aan de trainingen van de cliëntenraad. De ambtelijk secretaris weet hierdoor goed wat medezeggenschap inhoudt en wat er binnen de cliëntenraad speelt.

De werkzaamheden van een ambtelijk secretaris zijn op te delen in secretariële en beleidsmatige taken. Een ambtelijk secretaris is dus meer dan een secretaresse. Juist de beleidsmatige taken nemen een cliëntenraad veel werk uit handen.

Secretariële taken

De meest voorkomende secretariële taken zijn verslaglegging en facilitering van de overleg- en cliëntenraadsvergaderingen. Maar ook het verzorgen van de correspondentie, het beheer van het archief, het opstellen van de agenda en het versturen van de vergaderstukken vallen hieronder.

Meest voorkomende secretariële taken:

Notuleren van vergaderingen.
Voorbereiden van vergaderingen.
Opstellen van de agenda van vergaderingen.
Bijhouden van de correspondentie cliëntenraad.
Eindredactie van het jaarverslag en het werkplan.
Beheer van het (digitale) archief.
Ondersteuning bij de werving van nieuwe leden.

Beleidsmatige taken

Onder de beleidsmatige taken vallen bijvoorbeeld het verzamelen van relevante informatie voor de cliëntenraad, het bewaken van procedures, actiepunten en wetgeving. Andere voorbeelden hiervan zijn het adviseren van de cliëntenraad, het vertalen van beleidsinformatie, het voorbereiden van adviezen, het schrijven van het jaarverslag et cetera.

Meest voorkomende beleidsmatige taken:

Verzamelen van informatie voor de cliëntenraad.
Bewaken van processen (tijd, actiepunten, voortgang adviezen, naleving wetgeving et cetera).
Adviseren van de cliëntenraad.
PR en communicatie.
Voorstel voor de behandeling van ingekomen stukken.
Voorbereiding en deelname aan scholing van de cliëntenraad.
Verzamelen van relevante stukken over ontwikkelingen binnen de organisatie en op het gebied van medezeggenschap.
Beheer van de financiën.
Schrijven van conceptbrieven en adviezen.
Vertalen van beleidsinformatie.
Inwerken van nieuwe leden.

Tip Sommige cliëntenraden hebben de ondersteunende taken verdeeld over twee personen. Een secretaresse die de secretariële taken op zich neemt en een ambtelijk secretaris die zich alleen bezig houdt met de beleidsmatige taken.

Ondersteuning ambtelijk secretaris

De functie van ambtelijk secretaris is een solofunctie. Het LSR vindt het belangrijk dat ambtelijk secretarissen de gelegenheid krijgen om te netwerken met collega’s van andere organisaties. Dit helpt de ambtelijk secretaris om met meer afstand te kijken naar de eigen organisatie en naar het eigen functioneren. De cliëntenraad heeft profijt van een goed georganiseerd ambtelijk secretariaat. Daarom organiseert het LSR jaarlijks netwerkbijeenkomsten voor ambtelijk secretarissen en heeft een digitaal forum voor ambtelijk secretarissen. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met het LSR.

Toelichting

De werkzaamheden en het aantal uren van een ambtelijk secretaris worden bepaald aan de hand van de volgende stappen:

Bepaal met de hele cliëntenraad aan welke ondersteuning behoefte is.
Stel een functieprofiel samen.
Ga in gesprek met de raad van bestuur en bepaal gezamenlijk de werkzaamheden en hieraan gekoppeld het benodigd aantal uren.
Voer samen met de raad van bestuur het sollicitatiegesprek.
Ga in gesprek met de ambtelijk secretaris en raad van bestuur over ieders verwachtingen en bepaal de evaluatiemomenten.
Leg de gemaakte afspraken vast.