LSR-Kennisbank

Sterk in Medezeggenschap

Omdat de leden van de cliëntenraad vrijwilligers zijn, zijn hun mogelijkheden beperkt. En dat terwijl de cliëntenraad veel werk te doen heeft. Om dat mogelijk te maken, heeft de cliëntenraad ambtelijke ondersteuning nodig. Dit hoofdstuk gaat over de ambtelijk secretaris van de cliëntenraad.

Cliëntenraden kunnen tegenwoordig niet meer zonder een goede personele ondersteuning. Een cliëntenraad bestaat immers uit vrijwilligers, die naast hun lidmaatschap van een cliëntenraad een baan of andere bezigheden hebben. De cliëntenraad moet in staat worden gesteld om zijn taak uit te oefenen. Daarom is ondersteuning één van de randvoorwaarden om goed te kunnen functioneren. Net als een ondernemingsraad hebben de meeste cliëntenraden tegenwoordig dan ook een ambtelijk secretaris. Een ambtelijk secretaris ondersteunt de cliëntenraad op het secretariële en beleidsmatige vlak en wordt daarvoor  betaald door de raad van bestuur. De cliëntenraad kan hierdoor al zijn tijd besteden aan de inhoudelijke werkzaamheden.

Toelichting
Het is heel gewoon dat een cliëntenraad inhoudelijke ondersteuning krijgt, net zoals een ondernemingsraad. Door inhoudelijke ondersteuning kan de kwaliteit van de medezeggenschap sterk verbeteren. De cliëntenraad houdt daardoor meer tijd over voor de behandeling van inhoudelijke onderwerpen.Cliëntenraden moeten daarom niet aarzelen om voldoende ondersteuning te vragen.

Interne of externe ambtelijke ondersteuning

Een ambtelijk secretaris is meestal in dienst van de organisatie. In veel gevallen vervult de ambtelijk secretaris binnen de organisatie ook andere functies, met name op het vlak van patiëntenzaken, kwaliteit en klachtenafhandeling. In sommige gevallen is de functie van ambtelijk secretaris voor de cliëntenraad en ondernemingsraad gecombineerd. Een ambtelijk secretaris die ook binnen de organisatie werkzaam is, weet goed wat er speelt, waar informatie gehaald kan worden en kan de cliëntenraad goed adviseren over de te volgen strategie.

Kortom, deze ambtelijk secretaris weet welke wegen bewandeld kunnen worden. Het hebben van twee petten kan echter ook verwarrend werken. Mag een ambtelijk secretaris bijvoorbeeld nu wel of niet bepaalde informatie aan de cliëntenraad geven. Hierover moeten de ambtelijk secretaris, de raad van bestuur en de cliëntenraad goede afspraken maken.

Toelichting
Een ambtelijk secretaris neemt een onafhankelijke positie in binnen een organisatie. Hiërarchisch valt de ambtelijk secretaris onder de secretaris van de raad van bestuur, hoofd Personeel en Organisatie of hoofd Stafbureau. Functioneel is hij echter in dienst bij de cliëntenraad. Dit betekent dat de cliëntenraad en de ambtelijk secretaris afspraken maken over de inhoudelijke werkzaamheden van de ambtelijk secretaris. De cliëntenraad evalueert daarom ook periodiek het functioneren van de ambtelijk secretaris op inhoud.

Een ambtelijk secretaris in dienst bij een externe organisatie, heeft als voordeel dat hij onafhankelijk is. Daarom kan er geen belangenverstrengeling optreden en blijft informatie binnen de cliëntenraad. De cliëntenraad kan besluiten de raad van bestuur te vragen om een extern ondersteuner in te huren.

De ambtelijk secretaris en de cliëntenraad

De ambtelijk secretaris valt functioneel gezien onder de cliëntenraad. De voorzitter van de cliëntenraad is de contactpersoon voor de ambtelijk secretaris. De ondersteuningsbehoefte van de cliëntenraad is het uitgangspunt voor de werkzaamheden van een ambtelijk secretaris. De cliëntenraad bespreekt samen met de ambtelijk secretaris en de raad van bestuur wat de ambtelijk secretaris doet. Hieraan worden vervolgens de benodigde uren gekoppeld.

De cliëntenraad evalueert minimaal één keer per jaar het functioneren van de ambtelijk secretaris. Aan de hand van de uitkomsten worden eventueel de werkzaamheden aangepast.

Tip   Laat de ambtelijk secretaris ook deelnemen aan de trainingen van de cliëntenraad en zorg ervoor dat hij ook beschikt over alle kennisdata voor leden van het LSR. De ambtelijk secretaris weet hierdoor goed wat medezeggenschap inhoudt en wat er binnen de cliëntenraad speelt.

De werkzaamheden van een ambtelijk secretaris

De werkzaamheden van een ambtelijk secretaris zijn op te delen in secretariële en beleidsmatige taken. Een ambtelijk secretaris is dus meer dan een secretaresse. Juist de beleidsmatige taken nemen een cliëntenraad veel werk uit handen.

Secretariële taken
De meest voorkomende secretariële taken zijn verslaglegging en facilitering van de overleg- en cliëntenraadsvergaderingen. Maar ook het verzorgen van de correspondentie, het beheer van het archief, het opstellen van de agenda en het versturen van de vergaderstukken vallen hieronder.

Meest voorkomende secretariële taken:

  • Notuleren van vergaderingen.
  • Voorbereiden van vergaderingen.
  • Opstellen van de agenda van vergaderingen.
  • Bijhouden van de correspondentie cliëntenraad.
  • Eindredactie van het jaarverslag en het werkplan.
  • Beheer van het archief.
  • Ondersteuning bij de werving van nieuwe leden.

Beleidsmatige taken
Onder de beleidsmatige taken vallen bijvoorbeeld het verzamelen van relevante informatie voor de cliëntenraad, het bewaken van procedures, actiepunten en wetgeving. Andere voorbeelden hiervan zijn het adviseren van de cliëntenraad, het vertalen van beleidsinformatie, het voorbereiden van adviezen, het schrijven van het jaarverslag et cetera.

Meest voorkomende beleidsmatige taken:

  • Verzamelen van informatie voor de cliëntenraad.
  • Bewaken van processen (tijd, actiepunten, voortgang adviezen, naleving wetgeving et cetera).
  • Adviseren van de cliëntenraad.
  • Pr en communicatie.
  • Voorstel voor de behandeling van ingekomen stukken.
  • Voorbereiding en deelname aan scholing van de cliëntenraad.
  • Verzamelen van relevante stukken over ontwikkelingen binnen de organisatie en op het gebied van medezeggenschap.
  • Beheer van de financiën.
  • Schrijven van conceptbrieven en adviezen.
  • Vertalen van beleidsinformatie.
  • Inwerken van nieuwe leden.

Tip   Sommige cliëntenraden hebben de ondersteunende taken verdeeld over twee personen. Een secretaresse die de secretariële taken op zich neemt en een ambtelijk secretaris die zich alleen bezig houdt met de beleidsmatige taken.

Ondersteuning ambtelijk secretaris

De functie van ambtelijk secretaris is een solofunctie. Het LSR vindt het belangrijk dat ambtelijk secretarissen de gelegenheid krijgen om te netwerken met collega’s van andere organisaties. Dit helpt de ambtelijk secretaris om met meer afstand te kijken naar de eigen organisatie en naar het eigen functioneren. De cliëntenraad heeft profijt van een goed georganiseerd ambtelijk secretariaat. Daarom organiseert het LSR jaarlijks netwerkbijeenkomsten voor ambtelijk secretarissen en heeft een digitaal forum voor ambtelijk secretarissen. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met het LSR.

Toelichting
De werkzaamheden en het aantal uren van een ambtelijk secretaris worden bepaald aan de hand van de volgende stappen:

  • Bepaal met de hele cliëntenraad aan welke ondersteuning behoefte is.
  • Stel een functieprofiel samen.
  • Ga in gesprek met de raad van bestuur en bepaal gezamenlijk de werkzaamheden en hieraan gekoppeld het benodigd aantal uren.
  • Voer samen met de raad van bestuur het sollicitatiegesprek.
  • Ga in gesprek met de ambtelijk secretaris en raad van bestuur over ieders verwachtingen en bepaal de evaluatiemomenten.
  • Leg de gemaakte afspraken vast.

Voorbeeld profielschets ambtelijk secretaris Lees voor

Documenten

Voorbeeld profielschets ambtelijk secretaris Lees voor

Artikel: Heeft u ook zo’n duizendpoot? Lees voor