Jaarplan en begroting

De cliëntenraad dient volgens de wet in de gelegenheid te worden gesteld een advies uit te brengen over de financiële plannen voor het komende jaar, en de financiële afrekening over het afgelopen jaar. Dat moet op een dusdanig tijdstip gebeuren dat het advies van de cliëntenraad van wezenlijke invloed kan zijn op het besluit. Bovendien is de cliëntenraad bevoegd ongevraagd te adviseren over onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn.

Het jaarplan

Het jaarplan van een organisatie wordt elk najaar opgesteld. Het bevat de beleidsplannen voor alle afdelingen voor het komende jaar. Na een schets van de ontwikkeling van de organisatie en van het beleid worden de doelen voor het komende jaar gesteld. Het jaarplan formuleert de resultaten die de organisatie wil behalen, de activiteiten die ze daartoe onderneemt, het geeft aan hoeveel personeel ze daarbij gaat inzetten, en de producten en diensten die ze gaat leveren.

Het jaarplan is een uitwerking van het meerjarenplan dat het beleid voor de gehele instelling schetst en de koers voor meerdere jaren bepaalt. Het jaarplan maakt de onderdelen van het meerjarenbeleidsplan concreet en werkt het uit voor de verschillende onderdelen van de organisatie. Met inachtneming van het in het meerjarenplan uitgezette beleid stelt het jaarplan de uitgangspunten van het beleid van het komende jaar vast en geeft het aan in welke projecten dat zichtbaar zal worden. De activiteiten van het komende jaar leveren resultaten op. Het jaarplan legt die verwachte resultaten vast, en noemt de verwachte kosten. Het geeft aan welke investeringen worden gedaan en hoeveel personeel wordt ingezet om de beoogde resultaten te behalen. Het benoemt ook indicatoren waaraan de prestaties kunnen worden afgemeten.

De begroting

De begroting is de financiële vertaling van het jaarplan, een nauwkeurige schatting van de kosten die het jaarplan met zich meebrengt. Om die schatting van uitgaven mogelijk te maken, leveren financieel deskundigen, locatiemanagers en afdelingshoofden gegevens aan. Een kaderbrief van de raad van bestuur luidt het moment in waarop de geledingen in de organisatie aan de slag gaan om de gegevens voor de begroting aan te leveren. Niet alleen de uitgaven, maar ook de inkomsten moeten worden begroot. De productieafspraken tussen de organisatie en de zorgverzekeraar of het zorgkantoor worden vaak in dezelfde periode gemaakt als de begroting; in het najaar. Ze leggen vast welke zorgproducten de organisatie levert op het gebied van behandeling, verpleging en verzorging, tegen welke prijs en in welke hoeveelheid. Als deze productieafspraken eenmaal zijn gemaakt, valt er niet meer aan te tornen. Een cliëntenraad die er invloed op wil uitoefenen, moet dus bijtijds handelen.

De cliëntenraad kan het jaarplan gebruiken om te bekijken in hoeverre de doelstellingen uit het meerjarenplan concreet worden vertaald in beleidsvoornemens voor de onderdelen van de instelling. Met name de consequenties die de voornemens hebben voor de te bieden zorg zijn voor de cliëntenraad interessant. Wat gaat er volgend jaar veranderen voor de cliënten? Kan de cliëntenraad in de plannen iets terugvinden van zijn speerpunten? Welke keuzes worden er gemaakt? Hier ligt een belangrijk thema voor de besprekingen met de raad van bestuur.

Zwaartepunten in begrotingen en rekeningen zijn op de eerste plaats de overzichten van baten en lasten, en op de tweede plaats de activa en passiva. Hieronder volgt een uitleg wat deze inhouden.

Baten en lasten

De baten bestaan allereerst uit het wettelijk budget voor aanvaardbare kosten en/of de subsidie die de organisatie ontvangt. Het is het budget dat de zorgverzekeraar betaalt voor de te leveren zorg. Hierover worden van te voren afspraken gemaakt tussen de organisatie en de zorgverzekeraar. De prijzen van de te leveren producten en diensten liggen tot op een bepaalde hoogte vast. Er wordt vooral onderhandeld over het type product en de hoeveelheid (het ‘volume’). Daarnaast behoren tot de baten de overige bedrijfsopbrengsten, bijvoorbeeld de inkomsten uit het restaurant, parkeergelden en liften.

Tot de lasten behoren allereerst de kosten voor het personeel. Daarnaast de afschrijvingen op de materiële en immateriële vaste activa. Elk jaar worden goederen minder waard doordat ze slijten. Ze gaan een bepaald aantal jaren mee. Daarna zijn ze aan vervanging toe. Daarom wordt er elk jaar geld ‘afgeschreven’ op deze goederen, er wordt een bepaald bedrag opzij gelegd.

Dan zijn er naast de rentebaten, bijvoorbeeld de rente die ontvangen wordt uit banktegoeden, de rentelasten; de rente die moet worden betaald voor bijvoorbeeld een hypotheek.

Tenslotte zijn er de overige bedrijfskosten. Die bestaan uit bijvoorbeeld kosten voor voeding, het onderhoud, de energie. Ook hoort hiertoe het geld dat wordt bestemd voor bepaalde voorzieningen, een dotatie aan een bepaald doel die als het ware in de spaarpot wordt gedaan.

Activa en passiva

Onder activa verstaan we de bezittingen. Er zijn verschillende soorten activa:

• Materiële vaste activa: bezit dat tastbaar en langdurig is, dus grond, gebouwen, installaties, inventarissen.
• Immateriële vaste activa: kosten voor bijvoorbeeld het opstarten van nieuwe producten of het overzetten van een lening. Het is van belang na te vragen hoe deze kosten worden gedekt. Lukt dat kostenneutraal, of wordt er als gevolg daarvan minder geld aan zorg besteed?
• Financiële vaste activa: vorderingen die langer dan een jaar lopen, bijvoorbeeld als de organisatie een lening heeft verstrekt.
• Vlottende activa: dit zijn bezittingen die kortdurend zijn, dus voorraden in magazijnen, facturen die nog niet zijn voldaan (vorderingen), het financieringstekort, effecten en liquide middelen.
• Financieringstekort: de organisatie ontvangt voorschotten van de verzekeraar. Als die niet toereiken, ontstaat een tijdelijk tekort. Dat tekort kan worden gezien als een soort vordering van de organisatie op de verzekeraar.
• Liquide middelen: het stromende geld, ofwel de betaalrekening en het geld in kas.

Onder passiva vallen de schulden, de voorzieningen, de egalisatierekening en het eigen vermogen.

• Het eigen vermogen is onderverdeeld in collectief en niet-collectief gefinancierd vermogen.
• Collectief gefinancierd gebonden vermogen zijn budgetten die zijn gekoppeld aan de zorg. Hieronder vallen het door de gemeenschap gefinancierde AWBZ en ziekenfonds. De Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) wordt hier ook onder verantwoord.
• Onder niet-collectief gefinancierd vrij vermogen vallen alle andere reserves.
• De egalisatierekening afschrijvingen heeft betrekking op kleine aanpassingen in het onroerend goed. Hierop kan de cliëntenraad geen invloed uitoefenen.
• Onder de post ‘Voorzieningen’ vallen zaken als de spaarpot voor onderhoud, reorganisatie en dergelijke. De bestemming van deze post wordt in de tekst bij de balans toegelicht.
• Langlopende schulden zijn leningen en hypotheken.
• Kortlopende schulden en overlopende passiva zijn betalingsverplichtingen op korte termijn, zoals bestellingen en facturen die nog moeten worden voldaan.
• Een financieringsoverschot ontstaat als de voorschotten van de zorgverzekeraar te hoog blijken te zijn. Er ontstaat dan een schuld aan de zorgverzekeraar die later moet worden verrekend.

Dit zijn globaal de grote overzichten. Meer details over de geldstromen vindt u in de toelichtingen op begroting en rekening. Daar worden de posten uitgesplitst. De details zijn interessant omdat ze u een indruk geven waar het geld aan wordt besteed. Probeer echter te vermijden dat u zich verliest in deze details.

Het interpreteren van de cijfers

De begroting en de jaarrekening zijn de echte geldoverzichten. Als u weet hoe u de cijfers kunt interpreteren, hebt u rechtstreeks inzicht in de belangrijkste plannen, veranderingen en doelen. Vaak gaat het om grote bedragen. Het is mogelijk om aan de hand van enkele belangrijke posten de hoofdlijnen van de begroting en jaarrekening te begrijpen. Er zijn enkele zaken waar u vooral op kunt letten. Beperk u tot de zaken waarop u het meeste invloed kunt uitoefenen. Het gaat met name om de uitgaven onder het kopje ‘lasten’. Deze staan in de begroting in het baten-/lastenoverzicht, en in de jaarrekening in de resultatenrekening. U hebt hier de grootste invloed op omdat hier het meest valt te schuiven en wordt bepaald waaraan het geld wordt uitgegeven. Vooral de exploitatiekosten zijn van belang. Die kosten betreffen de inzet van personeel, het activiteitengeld, het onderhoud van gebouwen en dergelijke.

Het andere onderdeel van dit overzicht bevat de inkomsten of ‘baten’. Die zijn vooral het resultaat van de afspraken van organisatie en zorgverzekeraar en kunnen niet gemakkelijk door de cliëntenraad worden beïnvloed. Lasten en baten, uitgaven en inkomsten, moeten aan elkaar gelijk zijn. De inkomsten bepalen het besteedbare budget waarbinnen de organisatie keuzes moet maken. Om over die keuzes te kunnen adviseren, moet u weten wat veel en wat weinig geld is. U moet bedragen kunnen vergelijken.

Er zijn enkele manieren waarop u de posten in financiële overzichten en begrotingen op waarde kunt schatten:

• vergelijk posten met de landelijke richtlijnen
• vergelijk posten met uitgaven van vorig jaar
• vergelijk de jaarrekening met de begroting
• vergelijk de verschillende zorgonderdelen in het geval van een stichting.

Vergelijken met landelijke richtlijnen

De belangrijkste en meestal de grootste post van een organisatie staat onder het kopje ‘personeelskosten’. Die verdient dus uw volle aandacht. Gemiddeld besteedt een organisatie ongeveer 70% van de totale kosten aan personeelskosten. U weet nu of er relatief veel of weinig aan personeelskosten wordt uitgegeven. Een andere richtlijn is de ‘spaarvoorziening’ van de organisatie. Deze wordt ‘Reserve Aanvaardbare Kosten’ (RAK) genoemd. Meestal bedraagt deze reserve 5-10% van de totale kosten in een jaar. De cliëntenraad kan vragen hoe hoog dat percentage is voor uw organisatie. De RAK staat niet altijd duidelijk vermeld op de balans. Wordt deze reserve wel vermeld, dan berekent u het percentage door de RAK te delen door het totaalbedrag van de uitgaven op de resultatenrekening, en de uitkomst te vermenigvuldigen met 100.

Een reserve van meer dan 10% heeft het voordeel dat de organisatie een stootje kan hebben en een financiële tegenvaller gemakkelijker kan opvangen. Een nadeel van een grote reserve is dat geld dat bedoeld is voor de zorg niet wordt besteed. Daarom is het belangrijk te vragen waarom in dat geval de reserve zo hoog is. Ze kan bedoeld zijn voor een groot risico dat de organisatie loopt, bijvoorbeeld een bouwproject. Mocht het antwoord voor de cliëntenraad niet bevredigend zijn, dan kan hij adviseren de reserve te verlagen en het vrijkomende geld aan zorg te besteden. Een reserve van minder dan 5% is klein. Dat brengt risico’s met zich mee. Gebeurt er iets en is een onmiddellijke investering noodzakelijk, dan moet er wellicht op bepaalde posten worden bezuinigd.

Vergelijken met de uitgaven van vorig jaar

De meeste posten op de begroting komen elk jaar terug. Dat betekent dat het goed mogelijk is een vergelijking te maken van de begrote kosten voor bijvoorbeeld personeel met de werkelijke uitgaven aan personeel die in het jaarverslag van het voorafgaande jaar zijn vermeld. De begroting zelf maakt dergelijke vergelijkingen al. Op deze manier kunt u posten vergelijken en zien waar verschillen optreden, waar wordt geïnvesteerd en waar wordt bezuinigd. Ontbreken de uitgaven van het voorafgaande jaar in de begroting, dan kunt u ze vinden in de meest recente jaarrekening; u kunt ook aan de raad van bestuur vragen deze vergelijking aan te leveren.

Bij het vergelijken van posten let de cliëntenraad er ook op hoe zijn speerpunten er in de begroting van af komen. Een lager bedrag op de begroting voor bijvoorbeeld de maaltijdvoorziening zal gevolgen hebben voor de kwaliteit van het eten. De tekst bij de begroting zou, als alles goed is, op die mogelijkheid in moeten gaan. De cliëntenraad kan in elk geval vragen stellen over de gevolgen van deze bezuiniging voor de cliënten. Ook andere posten die veel groter of kleiner zijn geworden, kunnen op die manier worden onderzocht.

Jaarrekening vergelijken met begroting

Van de cijferoverzichten in de jaarrekening is de resultatenrekening het belangrijkst. De centrale cliëntenraad van een organisatie kijkt eerst naar de ‘geconsolideerde resultatenrekening’, die de totalen van alle instellingen of zorgonderdelen bevat, en daarna naar de aparte resultatenrekeningen. Een lokale cliëntenraad let vooral op de resultatenrekening van het eigen onderdeel van de organisatie, maar kan natuurlijk ook de vergelijking maken met andere onderdelen.

Een vergelijking van gerealiseerde opbrengsten en kosten met de begrote bedragen kan interessant zijn. Grote verschillen, overschrijdingen of onderbestedingen, zijn beide niet gewenst. Overschrijdingen betekenen problemen voor de organisatie, want er zal moeten worden bezuinigd. Onderbestedingen betekenen dat geld dat voor de zorg was bestemd niet wordt uitgegeven. De tekst bij de jaarrekening kan wellicht opheldering verschaffen, of anders de paragraaf financiële prestaties in het Jaardocument. Een mondelinge toelichting van de raad van bestuur is misschien op zijn plaats.

Let ook op de onderdelen die de cliëntenraad als speerpunt heeft aangemerkt toen de begroting werd behandeld. Als voor dergelijke prioriteiten op de begroting extra geld is uitgetrokken, kunt u nu zien of dat geld ook werkelijk hieraan is uitgegeven.

Vergelijken van de verschillende zorgonderdelen

In het geval van een stichting krijgt de centrale cliëntenraad een begroting van de hele stichting. Deze bestaat eigenlijk uit meerdere begrotingen. De verschillende zorgonderdelen of locaties hebben een eigen begroting; in de begroting voor de stichting worden alle posten bij elkaar opgeteld.

Handelen op het juiste moment

De cliëntenraad moet proberen mee te praten over het jaarplan op het moment dat het in ontwikkeling is. De raad van bestuur weet wanneer dat gebeurt en kan de cliëntenraad op de hoogte brengen van de planning. Het moment waarop afdelingshoofden of locatiemanagers hun wensen ten aanzien van het komende jaar gaan indienen, is een goed moment om ook als cliëntenraad een inbreng te hebben in het proces. De mate waarin er wordt gediscussieerd over mogelijke bezuinigingsposten bijvoorbeeld, geeft een aanwijzing voor de prioriteiten die een organisatie gaat stellen.

De tekst van het jaarplan licht de keuzes toe, maar doet dat in hoofdlijnen. De cliëntenraad maakt uit de tekst waarschijnlijk niet onmiddellijk op wat de keuzes betekenen voor de zorg die een cliënt krijgt. De cliëntenraad kan een schriftelijk advies over het jaarplan uitbrengen, voorafgegaan of gevolgd door overleg met de raad van bestuur. Het is verstandig de achterban in deze periode van totstandkoming van het jaarplan te raadplegen. De cliëntenraad heeft een adviesrecht op beleidsdocumenten. Bepaalde onderwerpen als de kwaliteit van de zorg, voeding en hygiëne, vallen echter onder het instemmingsrecht. Met name op dergelijke onderwerpen zou de cliëntenraad dan ook moeten adviseren.