De overlegvergadering is de vergadering van de cliëntenraad met de overlegpartner vanuit de zorgaanbieder. In deze vergadering worden gevraagde en ongevraagde adviezen van de cliëntenraad besproken, lichten de overlegpartner en de cliëntenraad hun standpunten toe en worden compromissen bereikt.

Frequentie

Een overlegvergadering is meestal om de twee à drie maanden. Het is vaak niet haalbaar om vaker met de overlegpartner te overleggen. Meestal vindt de overlegvergadering direct plaats na de cliëntenraadsvergadering. Cliëntenraadsleden hoeven dan niet twee keer in de maand te komen. Het vergaderrooster wordt jaarlijks vastgesteld. De cliëntenraad en de overlegpartner kunnen ieder ook een verzoek indienen voor een extra overlegvergadering. Hierover moeten vooraf afspraken worden gemaakt.

Aanwezigheid

Bij overlegvergaderingen is de vaste overlegpartner  van de cliëntenraad aanwezig en de cliëntenraad. Heeft de cliëntenraad een dagelijks bestuur, dan kan ook worden afgesproken dat alleen het dagelijks bestuur de vergaderingen bijwoont. Zie ook Taakverdeling cliëntenraad. Het komt ook voor dat het dagelijks bestuur naast de overlegvergadering maandelijks met de overlegpartner overlegt. De cliëntenraad en de overlegpartner kunnen zich tijdens de overlegvergadering laten bijstaan door deskundigen.

Tip  Bereid de overlegvergadering goed voor met alle leden van de cliëntenraad. Bespreek vooraf wie het woord neemt namens de cliëntenraad. Voorkom dat u met uw mederaadsleden in discussie gaat tijdens de overlegvergadering. Stem voorafgaand aan de overlegvergadering de vragen en discussiepunten van de cliëntenraad af.

Voorzitterschap

Overlegvergaderingen worden vaak om en om voorgezeten door de voorzitter van de cliëntenraad en de overlegpartner. Dit wordt van tevoren met elkaar afgesproken en vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. Het om en om voorzitten van de overlegvergadering draagt bij aan een gelijkwaardig overleg.

Opstellen agenda

Ook de agenda van de overlegvergadering wordt opgesteld door de (ambtelijk) secretaris en de voorzitter van de cliëntenraad. Leden van de cliëntenraad en de overlegpartner kunnen vóór een afgesproken datum onderwerpen agenderen. De agenda en bijbehorende vergaderstukken worden een week van tevoren aan de cliëntenraad en overlegpartner verstuurd.

Tip  Voorkom dat de overlegvergadering door de overlegpartner alleen gebruikt wordt om de cliëntenraad te informeren over de stand van zaken van de organisatie. Plan hiervoor zonodig een aparte vergadering. Gebruik de overlegvergadering vooral om met elkaar van gedachten te wisselen over bepaalde onderwerpen en elkaars standpunten toe te lichten.

Verslaglegging

Net als de cliëntenraadsvergadering verzorgt de (ambtelijk) secretaris of de secretaresse van de cliëntenraad ook de verslaglegging van de overlegvergadering. Het verslag wordt in de eerstvolgende overlegvergadering vastgesteld. Soms kan het nodig zijn om afspraken al voor de volgende vergadering te bevestigen. Dan kunnen ze worden vastgelegd in een besluitenlijst die door beide partijen wordt geaccordeerd.

Afspraken overlegvergadering

Om onduidelijkheden en misverstanden te voorkomen, kunnen cliëntenraad en overlegpartner afspraken maken over de overlegvergadering, zoals over het voorzitten, de frequentie en verslaglegging. Dit kan in een samenwerkingsovereenkomst die als bijlage aan de medezeggenschapsregeling kan worden toegevoegd .